学术报告厅（以下简称报告厅）是学校目前唯一的大型活动公共场所。为加强报告厅管理，保证报告厅正常使用，更大范围更好地服务全校师生，特制定本办法。

1.使用范围

用于各种学术交流活动、全校性的重要会议、200人以上的大型活动。

2.责任分工

1)图文负责报告厅的使用审批、统筹安排工作。

2)图文负责报告厅音响、灯光、视频等设备的使用管理、技术维护。

3)各使用部门负责使用过程中室内卫生清洁及现场安全，若违反规则图文有追责和取消使用的权利。

3.使用程序

1)使用单位需要提前至少一周确定意向使用时间，与图书馆508办公室李博老师确认使用时间、使用需求。

2)若场地可用，使用单位完整填写《学术报告厅使用申请表》，交表意味着预约成功，如有变动应及时通知图文，撤消原安排。

3)工作人员根据申请表上的具体使用时间，提前半小时至一小时开门。使用单位现场负责人需出示申请表第二联，和工作人员进行交接。

4)活动结束后，使用单位清点现场使用的设备和设施的完好情况，负责打扫报告厅卫生。

5)图文会根据现场使用情况向使用部门反馈。

4.使用要求

1)按照“谁使用，谁负责”的原则，使用学术报告厅的单位自行安排会务及相关工作。除活动正常需要的会标或横幅外，不得在报告厅内随意张贴或悬挂各种海报、横幅、标语、广告等。原则上非工作时间不安排活动，晚上非特殊情况不安排活动。

2)使用单位对活动安全和活动内容负责，各类学生活动必须有指导教师在场组织。使用单位要遵守各项安全规定，落实安全责任人。

3)使用单位要爱护报告厅内公共设施，注意室内外环境卫生。

4)图文信息中心要将报告厅的管理工作落实到人，确保报告厅的正常使用。

5)已经审批的各类活动若与学校临时安排的重要活动冲突，则服从学校安排。

6)此规定由图文信息中心负责解释。

附件：图书馆报告厅使用申请表图书馆报告厅使用办法+申请表20191226.doc